mercoledì 8 ottobre 2008

Il protocollo in modalità A.S.P. esempio di “buona amministrazione”


Il progetto del Cnipa “Servizio di protocollo e gestione documentale erogato in modalità Asp” è tra le 100 storie di “buona amministrazione” scelte dal Ministero per la Pubblica amministrazione e l’Innovazione, insieme a quelli del MIUR e della Ragioneria Generale dello Stato.
Nell’ambito dell’iniziativa “Non solo fannulloni”, il sito del Ministero ha pubblicato un elenco dei casi di amministrazioni che funzionano e di dipendenti pubblici che, introducendo significative innovazioni, hanno ottenuto miglioramenti nel servizio o riduzione dei costi e razionalizzazione della spesa. Il Servizio di protocollo e gestione documentale erogato in modalità ASP, basato sul riuso di un prodotto già realizzato per una grande amministrazione, ha consentito di ottenere grandi benefici in termini di razionalizzazione e di condivisione delle esperienze lavorative. Il progetto è stato avviato nel 2003 e si è sviluppato nel corso degli ultimi 5 anni, grazie anche al grande lavoro congiunto di tutte le amministrazioni aderenti per apportare le migliorie ritenute necessarie ad un lavoro collaborativo ottimale.
Si tratta della prima grande esperienza di riuso di software applicato ad un campione così vasto, che corrisponde ad una utenza pari a 17.000 utilizzatori ordinari, con un patrimonio di circa 20 milioni di registrazioni di protocollo effettuate e oltre 1,5 milioni di documenti residenti sul repository centralizzato. La stessa formula è stata poi replicata in ambito Ministero del Tesoro – Dipartimento delle Politiche fiscali, a cui il prodotto è stato a sua volta ceduto in riuso gratuito, allo scopo di essere poi diffuso all’interno della multiforme realtà delle agenzie fiscali.
In questo modo si è generato un circolo virtuoso in cui la Pubblica Amministrazione investe una sola volta e poi mette a disposizione di tutti le competenze acquisite nel campo di servizi trasversali a tutti i processi e quindi come tali generalizzabili.
L’adozione del protocollo informatico ha comportato una razionalizzazione degli interventi e la possibilità per le amministrazioni aderenti di interoperare e di scambiarsi in tempo reale documenti, azzerando i tempi di trasmissione e di lavorazione, senza avere sostenuto investimenti onerosi in termini di infrastrutture.
Il risultato per l’utente finale è che ogni documento inviato all’amministrazione è archiviato e reperibile in modalità semplificata da parte di tutti gli uffici competenti. Questo permette agli impiegati delle amministrazioni di dare tempestiva risposta alle richieste pervenute. Consente inoltre ai dirigenti responsabili del settore di monitorare l’operato dei propri uffici, riscontrando in via continuativa ed informatizzata i tempi di giacenza delle pratiche e pertanto di identificarne con certezza le cause.
Cnipa protocollo amministrazione pubblica informatico ASP